En la actualidad la administración profesional de proyectos es una práctica cada vez más generalizada aunque el trabajo por proyecto sigue siendo poco centralizado en las organizaciones. El intercambio de información y la posibilidad de debatir incorporando las tecnologías de la información es una característica en aumento también en las organizaciones.
El desarrollo de internet y la generalización del acceso que permite cada vez más la implementación de soluciones informáticas en la web ha sido el punto de partida para la posibilidad de crear aplicaciones web que permiten realizar a través de internet las mismas funciones que realizamos en actividades presenciales.
En diciembre de 2003, el Project Management Institute (PMI) lanzó la primera edición del estándar OPM3 después de 5 años de desarrollo por más de 800 gerentes de proyectos, de más de 30 países, que reconocieron la necesidad de un estándar que asista a las organizaciones en el mejoramiento de sus capacidades para implementar su estrategia a través de la ejecución de múltiples proyectos junto con la guía “Project Management Body of knowledge” PMBOK que se centra en el manejo de un solo proyecto.
El PMI en su recopilación de buenas prácticas recomienda la utilización de Oficinas de Administración de Proyectos (PMO) para la gestión centralizada de proyectos en las organizaciones. El desarrollo actual de las tecnologías de información permite la comunicación entre los miembros de una PMO mediante internet y ante la realidad de que muchos gerentes de proyectos recomiendan la simplificación de la comunicación en una PMO se ve necesario la búsqueda de las características mínimas que pudiera implementar una PMO que desee trabajar a través de internet para hacer más eficiente su trabajo.
En una sociedad globalizada en donde cada vez es más necesario la conformación de equipos de proyectos con personas que se encuentran geográficamente dispersas y ante la ventaja que aporta el acceso de todos los miembros del proyecto a la información necesaria y oportuna y por la necesidad de minimizar costos de desplazamientos y tiempo, la implementación de una PMO Virtual se convierte en una solución eficiente en estos tiempos.
El presente PFG se enfrenta al problema de encontrar un mínimo relevante de la información necesaria para que se puedan tomar decisiones acertadas para los proyectos mediante una solución informática que permita la implementación de una PMO virtual. En la búsqueda de una solución flexible y oportuna se hace necesaria una solución informática con acceso mediante internet que sea multiusuario y que permita dar seguimiento a todos los cambios que van ocurriendo a lo largo de los proyectos.
En la actualidad existen varias soluciones desarrolladas por casas de software pero que aún tienen altos costos y en ocasiones las organizaciones se oponen a su asimilación por considerar que se hace demasiado complejo el mantener actualizado la información para esas soluciones. Por tanto se trata de buscar una solución que pueda ser reflejo del nivel de madures en administración de proyectos de las organizaciones y que sea escalable según el desarrollo de la organización, en la propuesta de una solución de este tipo centraremos el presente PFG.
El presente PFG se realiza motivado por encontrar el conjunto mínimo de información necesaria para el buen funcionamiento de una PMO virtual. Se eligió ese tema ante la dificultad que se observa en la asimilación de las soluciones informáticas brindadas por las casas de software dado el hecho de que los gerentes de proyectos plantean que necesitan que sea más flexible y sencilla la información que se maneje en una PMO virtual
En la actualidad existen varias soluciones gratuitas de plataforma abierta y extensible que permiten la implementación de soluciones informáticas de acuerdo a las necesidades concretas de las diferentes PMO.
No es la asimilación de un determinado software lo que determina la eficiencia del trabajo de una PMO virtual sino la organización y metodologías que se adopten y que puedan ajustar una solución informática que responda a los intereses y nivel de madures concreto de la organización.
El impacto de la presente propuesta consiste en brindar una solución eficiente a un problema organizativo permitiendo la interacción y el intercambio de información oportuna entre los miembros de equipos de proyectos generando una alternativa de interconexión constante a través de internet.
