PMO virtual implementada con Google Docs

Para implementar una PMO virtual se pueden usar diferentes software que existen en la actualidad pero en esta propuesta se recomendará el uso de un sitio web colaborativo que cuente con un conjunto de carpetas que se describirá a continuación de forma que para implementar esta propuesta solo se necesita un sitio de hospedaje de páginas web que permita montar la estructura que se propone.

La estructura de carpetas puede ser como las implementadas en el sitio que se muestra en la imagen

A continuación se describe qué debe contener cada una de las carpetas de la estructura propuesta

IDEAS: Carpeta donde los involucrados pueden subir las ideas de proyectos (en forma de Acta de Proyecto, Charter) que serán analizadas por los miembros de la PMO para determinar si es viable.

PROPUESTAS: Carpeta donde se suben las propuestas en forma de documentos finales para presentación a los clientes y que debe incluir (Alcance, Presupuesto y Cronograma).

CENTRO DE PROYECTOS: Carpeta donde pueden almacenarse los planes de proyectos en ejecución, en las organizaciones que cuenten con el MS-Project pueden mantener los ficheros mpp de cada proyecto. Puede crearse una carpeta por cada proyecto para almacenar toda la información necesaria sobre el mismo. Hacer énfasis en los entregables de cada proyecto. En esta carpeta debe mantenerse actualizado un listado de todos los proyectos en ejecución así como el estado de dichos proyectos.

CIERRES Y LECCIONES APRENDIDAS: Carpeta donde puedan consultarse los documentos de aceptación final y documentos de lecciones aprendidas.

El listado anterior incluye un grupo de carpetas que pudieran implementarse en el sitio web de una PMO virtual pero pudieran incorporarse otras carpetas en dependencia de la metodología de gestión de proyectos de cada PMO.

s deseable también que el sitio web que hospeda las carpetas de la PMO virtual permita una administración de seguridad a nivel de carpetas para poder dar acceso a las personas correspondientes en cada caso. Por ejemplo dentro de la carpeta CENTRO DE PROYECTOS si se crea una carpeta para cada proyecto deberían tener acceso a las carpetas de cada proyecto los miembros de los mismos.

Para las organizaciones que comparten recursos humanos entre diferentes proyectos incluyendo la posibilidad de que algunos recursos humanos estén incorporados al mismo tiempo en varios proyectos podría mantenerse una carpeta para la distribución y control del tiempo de los recursos humanos

CENTRO DE RECURSOS: Carpeta donde se mantiene un listado de los recursos humanos que participan en los proyectos, así como la distribución del tiempo asignado de estos recursos a cada proyecto.

Una característica que pudiera implementarse es por cada proyecto generar mecanismos de solicitudes y aprobaciones de cambios para dejarlos documentados entre los diferentes niveles, miembros de equipos de proyectos y gerentes de proyecto o entre estos últimos y los clientes.

Por cada proyecto puede tenerse un documento Matriz de roles y funciones.

GESTION DE CAMBIOS: En esta carpeta pudiera mantenerse un histórico de cada cambio solicitado y en el mismo lugar pudieran acceder los involucrados para recibir la aprobación o no del cambio.

Por cada proyecto puede mantenerse un documento de Matriz de comunicaciones.

GESTION DE RIESGOS: A nivel de cada proyecto o también en un área común a todos los proyectos puede mantenerse una carpeta donde puedan estar descritos los riesgos asociados a los proyectos.

BITACORA DE REUNIONES: Puede mantenerse una carpeta donde se almacene las minutas de cada una de las reuniones y sirva también como Foro donde puedan debatirse aspectos de la incumbencia de la PMO.

El uso de plantillas para cada una de las carpetas permite la estandarización de la información para toda la PMO.

Un indicador clave de rendimiento (KPI) es una indicación visual que da a conocer el progreso que se ha hecho para lograr un objetivo. En los documentos que se compartirán en la PMO virtual pudiera implementarse el uso de KPI para que de una forma visual y rápida puede verse el comportamiento de variables claves, por ejemplo en el listado resumen de todos los proyectos pueden definirse KPI para mostrar el estado de cada proyecto como puede ser el cumplimiento del tiempo, costo y porciento a avance del proyecto, estas 3 características pueden mostrarse mediante KPI que muestren con diferentes colores, el estado de cada proyecto

A continuación se describirá como pueden implementarse las características de una PMO según PMI (2004) mediante una PMO virtual.

 

§   Recursos compartidos y coordinados entre todos los proyectos administrados por la PMO

La característica de compartir recursos y coordinarlos puede implementarse en una PMO virtual a través de la utilización de un listado de recursos compartidos que puede ser accesado por todos los involucrados y que sirva de mecanismo de comunicación y distribución de los recursos.

El listado de recursos compartidos podrá ser modificado según los permisos de los usuarios y respondiendo a la línea organizativa para la toma de decisiones aprobada en la PMO. Como puede verse esta característica puede ser implementada en una variante totalmente virtual lográndose el objetivo de llevar el control y coordinar los recursos compartidos.

 

 

§   Identificación y desarrollo de la metodología de dirección de proyectos, de las mejores prácticas y de las normas

La identificación y desarrollo de metodologías es otra característica que puede ser implementada de forma virtual. Utilizando herramientas de comunicación colaborativas se pueden crear grupos de trabajo que comunicándose a través de internet puedan trabajar en esta identificación y desarrollo de metodologías aun cuando esos grupos de trabajo se encuentren dispersos geográficamente. Para esto la PMO virtual puede utilizar las nuevas herramientas de colaboración que podemos encontrar en internet como los Wiki, Blogs, Foros, Messengers etc.

 

§   Oficina de información y administración de políticas, procedimientos y plantillas de proyectos, y de otra documentación compartida

La PMO virtual puede implementar un área de documentos compartidos donde pueden se puede accesar a la información necesaria como a documentos de administración de políticas, procedimientos y plantillas.

 

 

§   Dirección de configuración centralizada para todos los proyectos administrados por la PMO

El contar con un sitio web donde se pueda centralizar la información de todos los proyectos permite a la PMO virtual la posibilidad de gestionar toda esta información en un solo lugar el cual, será actualizado constantemente por parte de los involucrados de forma que este sitio centralizado sea un verdadero reflejo de lo que está ocurriendo en todos los proyectos.

 

§   Repositorio y gestión centralizados para riesgos compartidos y únicos para todos los proyectos

En el sitio web de la PMO virtual puede crear un área de documentos compartidos para mantener la información asociada a riesgos compartidos y únicos para todos los proyectos.

 

§   Oficina central para la operación y gestión de herramientas del proyecto, como el software para la dirección de proyectos en toda la empresa.

El software para la dirección de proyectos de toda la empresa puede ser seleccionado entre una gran gama de variantes que existen en la actualidad y en el caso de una PMO virtual debe seleccionarse uno que pueda ser accedido vía web. También vía web los involucrados en los proyectos deben poder bajar otras herramientas de software desde la PMO virtual que puedan ser de utilidad en los diferentes proyectos.

 

§   Coordinación central de la gestión de las comunicaciones entre proyectos

La coordinación central de la gestión de las comunicaciones entre proyectos puede lograrse en una PMO virtual mediante el uso de herramientas de software que permitan mantener la comunicación entre los involucrados así como también sirva como repositorio que permite dejar documentado lo que sea necesario en esas comunicaciones.

 

§   Una plataforma guía para directores del proyecto

Una PMO virtual debe contar con un área de documentos compartidos que sirva de guía para los directores de proyectos y que puedan consultar esa documentación en todo momento a través de la web así como también servir de sitio de consulta de los directores de proyectos con la PMO.

 

§   Supervisión central de todos los cronogramas y presupuestos de proyectos de la PMO, normalmente en el ámbito empresarial

El contar con todos los cronogramas y presupuestos de los proyectos en un sitio centralizado permite a los miembros de la  PMO virtual supervisar los mismos y poder tomar decisiones en el ámbito empresarial partiendo de una visión global que beneficie los intereses de la organización.

 

§   Coordinación de los estándares generales de calidad del proyecto entre el director del proyecto y cualquier organización de evaluación de calidad de personal o de estándares interna o externa.

Una PMO virtual puede implementar mediante su sitio web espacios con accesos administrados que permita a personal interno o externo según sus privilegios poder mantener una coordinación de los estándares generales de calidad.

 

Introducción

En la actualidad la administración profesional de proyectos es una práctica cada vez más generalizada aunque el trabajo por proyecto sigue siendo poco centralizado en las organizaciones. El intercambio de información y la posibilidad de debatir incorporando las tecnologías de la información es una característica en aumento también en las organizaciones.

El desarrollo de internet y la generalización del acceso que permite cada vez más la implementación de soluciones informáticas en la web ha sido el punto de partida para la posibilidad de crear aplicaciones web que permiten realizar a través de internet las mismas funciones que realizamos en actividades presenciales.

En la UCI, Costa Rica, lugar donde se desarrolla el presente PFG se ha ido incorporando la posibilidad de virtualizar (realizar mediante internet) muchos de los procesos operativos como es el sistema de estudios por internet para los programas académicos, la integración de sistemas informáticos para la administración y algunos software para la administración de proyectos.

En diciembre de 2003, el Project Management Institute (PMI) lanzó la primera edición del estándar OPM3 después de 5 años de desarrollo por más de 800 gerentes de proyectos, de más de 30 países, que reconocieron la necesidad de un estándar que asista a las organizaciones en el mejoramiento de sus capacidades para implementar su estrategia a través de la ejecución de múltiples proyectos junto con la guía “Project Management Body of knowledge”  PMBOK  que se centra en el manejo de un solo proyecto.

El PMI en su recopilación de buenas prácticas recomienda la utilización de Oficinas de Administración de Proyectos (PMO) para la gestión centralizada de proyectos en las organizaciones. El desarrollo actual de las tecnologías de información permite la comunicación entre los miembros de una PMO mediante internet y ante la realidad de que muchos gerentes de proyectos recomiendan la simplificación de la comunicación en una PMO se ve necesario la búsqueda de las características mínimas que pudiera implementar una PMO que desee trabajar a través de internet para hacer más eficiente su trabajo.

 

 

En una sociedad globalizada en donde cada vez es más necesario la conformación de equipos de proyectos con personas que se encuentran geográficamente dispersas y ante la ventaja que aporta el acceso de todos los miembros del proyecto a la información necesaria y oportuna y por la necesidad de minimizar costos de desplazamientos y tiempo, la implementación de una PMO Virtual se convierte en una solución eficiente en estos tiempos.

El presente PFG se enfrenta al problema de encontrar un mínimo relevante de la información necesaria para que se puedan tomar decisiones acertadas para los proyectos mediante una solución informática que permita la implementación de una PMO virtual. En la búsqueda de una solución flexible y oportuna se hace necesaria una solución informática con acceso mediante internet que sea multiusuario y que permita dar seguimiento a todos los cambios que van ocurriendo a lo largo de los proyectos.

En la actualidad existen varias soluciones desarrolladas por casas de software pero que aún tienen altos costos y en ocasiones las organizaciones se oponen a su asimilación por considerar que se hace demasiado complejo el mantener actualizado la información para esas soluciones. Por tanto se trata de buscar una solución que pueda ser reflejo del nivel de madures en administración de proyectos de las organizaciones y que sea escalable según el desarrollo de la organización, en la propuesta de una solución de este tipo centraremos el presente PFG.

 

 

El presente PFG se realiza motivado por encontrar el conjunto mínimo de información necesaria para el buen funcionamiento de una PMO virtual. Se eligió ese tema ante la dificultad que se observa en la asimilación de las soluciones informáticas brindadas por las casas de software dado el hecho de que los gerentes de proyectos plantean que necesitan que sea más flexible y sencilla la información que se maneje en una PMO virtual

En la actualidad existen varias soluciones gratuitas de plataforma abierta y extensible que permiten la implementación de soluciones informáticas de acuerdo a las necesidades concretas de las diferentes PMO.

No es la asimilación de un determinado software lo que determina la eficiencia del trabajo de una PMO virtual sino la organización y metodologías que se adopten y que puedan ajustar una solución informática que responda a los intereses y nivel de madures concreto de la organización.

El impacto de la presente propuesta consiste en brindar una solución eficiente a un problema organizativo permitiendo la interacción y el intercambio de información oportuna entre los miembros de equipos de proyectos generando una alternativa de interconexión constante a través de internet.